1.1 找工作前，先给自己做“全身体检”

行政文秘的“全身体检”包括四个维度，即专业能力、办公技能、面试形象和面试心态。专业能力反映你能否胜任这份工作，实际工作能力如何；办公技能反映你使用计算机、常用办公软件的能力；面试形象反映你有没有适合岗位的形象；面试心态反映你是否有平稳的心态，能否从容应对面试。

1.专业能力

行政文秘的专业能力如图1-1所示。

行政文秘的日常工作基本都体现在图1-1所示的11项专业能力上。在面试前，你可以对照图1-1给自己做“全身体检”，看看自己是否已经具备各项能力，是否知道如何做各项工作，可能会遇到哪些问题，应该怎样解决问题。

很多人只会干活儿不会面试。交给他一项任务，他干得既好又快；但是，如果你问他这个活儿是怎么干的，他可能不知道怎样描述工作过程，也说不清楚自己会干什么、能干什么，更不会主动展示自己的亮点和优势，甚至不知道自己有哪些优势。这类人在找工作时会很吃亏。

给自己做“全身体检”的目的就是解决只会干活儿不会面试的问题，即仔细复盘自己的职业经历，回想每段重要的经历。尝试着回想当时的过程，按照“在什么情况下，做了什么，遇到了哪些困难，怎么解决困难，有哪些收获”的顺序把重要的工作节点和事件都重温一遍，你会发现自己会的挺多。如果不知道从哪里开始，可以参照图1-1所示的各项能力。以商务接待为例，不妨问自己：“我做过商务接待工作吗？接待过哪些人？怎么接待的？现在让我接待一位高管（客户或陌生人），我应该怎么接待？”给自己做“全身体检”的目的是更深入地了解自己。

2.办公技能

办公技能对行政文秘来说很重要。行政文秘日常主要负责服务类、后勤类、协调类工作，需要经常使用办公软件。办公软件用得好，确实可以给自己争取更多的机会。例如，公司领导要做路演PPT，发现行政小李的PPT做得最好，就让小李专门做PPT。接触久了，领导发现小李工作很积极，做事很认真，就让他做自己的助理，小李的收入自然也提高了。并不是每个人都可以靠办公技能直接获得晋升的机会，但办公软件用得好，在某些时候确实可以帮助你在公司里脱颖而出。

在职场中，办公技能应该达到什么水平？

●打字速度：每分钟60个字以上。

●Word：快速排版、打印。

●Excel：掌握10组以上快捷键、30个以上函数公式，会制作数据透视表及图表。

●PPT：借助模板在1小时内做出比较精美的PPT。

●思维导图：熟练使用。

●办公设备：熟悉常用办公设备，如打印机、传真机、碎纸机等。

在面试中怎么展示办公技能？在面试前，把自己以往的作品整理成集，如做得比较精美的PPT、专业图表。如果没有出色的作品，就尽量把自己具备的能力具体化，如“熟练使用50个函数公式”“熟练制作数据透视图”等。

3.面试形象

要想拥有良好的面试形象，就要注意自己的发型、妆容、服装、鞋、包和饰品等。

男士的面试形象比较好设计，选个干净利落的发型，再选一身合体的西装，搭配一个公文包，就可以了。如果想让自己看起来更加专业，可以在服装的款式、材质上多下功夫。

女士的面试形象设计稍微复杂一些。首先，根据自己的脸型选择一个合适的发型。发型能够体现个人气质，例如，长发显得人温婉静雅，中长发显得人气场强、端庄大方，短发则显得人干练。其次，选择适合自己的妆容。每个人的脸型、五官有差异，化妆是很考验审美水准的。只要多练习，化妆水平就会提升。再次，选择合适的服装。俗话说“人靠衣装马靠鞍”，这句话强调的就是服装的重要性。一般来说，可以在黑、白、灰、蓝四个颜色中挑选1~3种颜色搭配。如果想突出自己的某些特质，可以增加一些亮色元素。至于鞋和包，只要不喧宾夺主、不出错就行了。也就是说，只要别人第一眼看你时不会特别关注你的鞋和包，这样的搭配就是合格的。最后，饰品可以起到画龙点睛的作用。饰品不在多，在精。这个“精”既指精致，也指精简。佩戴一两件饰品点缀，最多佩戴三件，如一条丝巾、一块手表、一条项链。它们能衬托出你的气质，给别人眼前一亮的感觉。

4.面试心态

在面试时，保持不卑不亢的心态很重要。有些人因为找工作的周期比较长，或者面试的公司名气大，心里会很紧张。其实完全没有必要，找工作的周期长并不一定是因为你的工作能力不行，你可能只是缺乏面试经验。因为面试的公司名气大而感到压力很大就更没有必要了。名气再大的公司也是根据工作能力决定是否会录用你，只要你的工作能力强，去什么样的公司面试都不用紧张。